8 najważniejszych informacji o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych

Ustawa z dnia 9 listopada 2018 roku, o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (dalej ustawa o elektronicznym fakturowaniu), która weszła w życie dnia 18 kwietnia 2019 roku, określa zasady przesyłania drogą elektroniczną ustrukturyzowanych faktur elektronicznych oraz innych ustrukturyzowanych dokumentów elektronicznych związanych z realizacją zamówień publicznych, koncesji na roboty budowlane lub usługi oraz partnerstwa publiczno-prywatnego za pośrednictwem systemu teleinformatycznego, zwanego dalej platformą. Choć ustawa obowiązuje już kilka miesięcy, jej zapisy wciąż budzą liczne wątpliwości. Uznałam zatem, że warto pochylić się nad tematem i zaprezentować Ci Drogi Czytelniku "wykaz" najistotniejszych informacji o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych. Jako najistotniejsze wybrałam kwestie, które często wskazujecie jako wymagające wyjaśnienia. A zatem...do dzieła:)

1. Stosownie do treści art. 106n ust. 1 ustawy z dnia 11 marca 2004 roku o podatku od towarów i usług , stosowanie faktur elektronicznych wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Jak ma się ten przepis do obowiązku akceptowania elektronicznych faktur składanych przez wykonawców zamówień publicznych?

Obowiązek uzyskania przez wystawcę faktury (tu wykonawcę), akceptacji odbiorcy faktury (tu zamawiającego) na stosowanie formy elektronicznej został ograniczony.

Na gruncie art. 4 ust. 1 przywołanej ustawy, zamawiający będzie ustawowo obowiązany do odbierania od wykonawcy ustrukturyzowanych faktur elektronicznych przesłanych za pośrednictwem specjalnie stworzonej w tym celu platformy.

Zwróć uwagę na słowo "ustrukturyzowanych". Obowiązek akceptacji dotyczy wyłącznie tych faktur elektronicznych, które zostały przekazane za pośrednictwem platformy. Zamawiający nie jest zatem zobowiązany do odbioru faktury elektronicznej, przesyłanej inną drogą niżeli za pośrednictwem platformy.

Wykonawca musi się liczyć z tym, że zamawiający odmówi przyjęcia faktur przesyłanych  na skrzynkę mailową zamawiającego lub przez portal internetowy, służący do pobierania pliku z fakturą. Ma bowiem wciąż do takiej odmowy prawo.

2. Czy wykonawca jest zobowiązany do wysyłania ustrukturyzowanych faktur?

Nie. Wykonawca ma możliwość wyboru. Zgodnie z art. 4 ust. 2 ustawy o elektronicznym fakturowaniu, wykonawca nie jest obowiązany do wysyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych do zamawiającego za pośrednictwem platformy.
Wykonawca ma zatem możliwość korzystania tak z ustrukturyzowanych faktur, jak i z innych, przewidzianych prawem, sposobów fakturowania.

W tym miejscu, warto przytoczyć fragment uzasadnienia do projektu ustawy o elektronicznym fakturowaniu, w brzmieniu: „(....) wskazuje się, że celem ustawy jest wprowadzenie możliwości przesyłania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych między systemami informatycznymi w zamówieniach publicznych, jako jednego z obszarów fakturowania”.

W treści uzasadnienia, wskazano ponadto, że jedną z różnic między projektem ustawy a założeniami projektu ustawy jest to, że zrezygnowano z wprowadzenia po dwóch latach od wejścia w życie ustawy obowiązku wystawiania przez wykonawców ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.

Powyższe pozostaje w zgodzie z motywem 35 preambuły dyrektywy 2014/55/UE, w myśl którego, zapisy dyrektywy powinny zobowiązywać wyłącznie odbiorców faktury (zamawiających), do akceptowania i przetwarzania faktur elektronicznych i nie powinny ingerować w prawo nadawcy faktury do wyboru pomiędzy przedłożeniem faktury zgodnie z normą europejską dotyczącą fakturowania elektronicznego, zgodnie z krajowymi lub innymi normami technicznymi lub w formie papierowej. Niemniej jednak ustawodawca europejski nie stawia zakazu państwom członkowskim nakazania, by w ramach zamówień publicznych można było przedkładać wyłącznie faktury elektroniczne.

3. Czy obowiązek dotyczy zamówień zwolnionych ze stosowania ustawy Pzp?

Tak. W tym przypadku jednak, zamawiający może wyłączyć stosowanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych. A contrario, jak "nie wyłączy" w sposób odpowiedni, to ma obowiązek stosować :)

Zgodnie z art. 4 ust. 3 ustawy o fakturowaniu elektronicznym, w przypadku zamówień publicznych, do których nie stosuje się przepisów ustawy Pzp, ustawy o umowie koncesji albo ustawy o partnerstwie publiczno-prywatnym, zamawiający może w umowie, w ogłoszeniu o zamówieniu, w specyfikacji istotnych warunków zamówienia albo w innym dokumencie rozpoczynającym postępowanie o udzielenie zamówienia publicznego, postępowanie o zawarcie umowy koncesji albo postępowanie w sprawie wyboru partnera prywatnego wyłączyć stosowanie ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.

Pamiętaj, że w celu wyłączenia omawianego obowiązku, musisz zamieścić stosowną o tym adnotację w dokumencie rozpoczynającym postępowanie.

4. Czy w zamówieniach sektorowych poniżej progów unijnych istnieje obowiązek stosowania/ akceptowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.

Nie. Zamawiający udzielający zamówień, o których mowa w art. 132 ust. 1 ustawy Pzp, o wartości mniejszej niż „progi unijne”, nie są zobowiązani do stosowania ustawy Pzp. Podstawę wyłączenia stanowi tu art. 133 ust. 1 ustawy Pzp. Tym samym, udzielając zamówień sektorowych o „małej wartości”, zamawiający może podjąć decyzję o odstąpieniu od stosowania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych.

Zobacz również: 

ZAMAWIAJĄCY SEKTOROWY NIE STOSUJE USTAWY PZP DO ZAMÓWIEŃ INNYCH, NIŻ UDZIELANE W CELU WYKONYWANIA DZIAŁALNOŚCI SEKTOROWEJ

5. Czy w związku z wejściem w życie ustawy, muszę zamieścić jakieś informacje w dokumentach postępowania?

Nie. Nie jesteś zobowiązany do zamieszczania w treści dokumentacji postępowania (SIWZ/ogłoszenie o zamówieniu, wzorze umowy), jakichkolwiek zapisów dotyczących elektronizacji na etapie realizacji umowy. Ani bowiem ustawa o elektronicznym fakturowaniu, ani żadne inne przepisy powszechnie obowiązujące, nie nakładają na zamawiającego obowiązku w zakresie informowania wykonawców o przysługującym im uprawnieniu.

6. Czy to prawda, że podwykonawcy również mogą wystawiać ustrukturyzowane faktury?

Tak. Prawo do wystawienia ustrukturyzowanej faktury elektronicznej będą mieli również podwykonawcy domagający się bezpośredniej zapłaty wynagrodzenia od zamawiającego (art. 143c ustawy Pzp). Zgodnie z art. 2 pkt 6 ustawy o elektronicznym fakturowaniu. pod pojęciem wykonawcy należy rozumieć zarówno wykonawcę w rozumieniu art. 2 pkt 11 ustawy Pzp, wykonawcę w rozumieniu art. 2 pkt 10 ustawy o umowie koncesji, )partnera prywatnego w rozumieniu art. 2 pkt 2 ustawy o partnerstwie publiczno – prywatnym, jak i podwykonawcę w rozumieniu ustawy Pzp, jeżeli zgodnie z ustawą, decyzją właściwego organu, orzeczeniem sądu lub umową jest uprawniony do domagania się zapłaty od zamawiającego. 

6. Pod jakim adresem www znajduje się platforma?

Postępy we wdrażaniu platformy, aktualne materiały szkoleniowe i wskazówki interpretacyjne w zakresie stosowania ustawy o elektronicznym fakturowaniu, można śledzić na stronie internetowej: https://efaktura.gov.pl/.

7. Jaka jest podstawa przetwarzania danych osobowych zawartych w ustrukturyzowanych fakturach?

Przetwarzanie danych osobowych gromadzonych na platformie, jest niezbędne do wykonania zadania realizowanego w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi (art. 6 ust. 1 lit. e) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady [UE] nr 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych. Powyższe oznacza, że przetwarzanie takie, nie wymaga zgody osoby, której dane są przetwarzane.

8. Czy obowiązek istnieje zawsze wówczas gdy umowa została zawarta 18 kwietnia 2019 roku lub później?

Nie. Obowiązek dotyczy umów zawartych w wyniku postępowań wszczętych od 18 kwietnia 2019 roku. Dla ustalenia obowiązku stosowania ustawy, zasadnicze znaczenie ma zatem data wszczęcia postępowania

Przepisów ustawy o elektronicznym fakturowaniu nie mają bowiem zastosowania do postępowań o udzielenie zamówienia publicznego, postępowań o zawarcie umowy koncesji oraz postępowań w sprawie wyboru partnera prywatnego, wszczętych i niezakończonych przed dniem wejścia w życie ustawy, oraz do umów zawartych w wyniku takich postępowań. W związku z powyższym, nakaz odbierania ustrukturyzowanych faktur elektronicznych, dotyczy postępowań wszczętych od 18 kwietnia 2019 roku. 

Mam nadzieję, że wszystkie wątpliwości zostały rozwiane. Jeśli nie, zapraszam do kontaktu.